Bélyegzők használata

Minden cégnek szüksége van bélyegzőkre. Ezeknek a pontos és érvényes használatára azonban érdemes figyelni. A bélyegzők alapvető célja a hivatalos iratok és dokumentumok hitelesítése. Attól függően, hogy milyen jellegű dokumentumot hitelesítünk és ehhez milyen részletességű adatokra van szükség a cégről, több fajta, különböző bélyegző készíthető.

A cégek bélyegzői kék színűek, hogy hivatalos dokumentumok sokszorosítása esetén egyértelműen meghatározható legyen, hogy melyik az eredeti és melyik a másolat. Amennyiben egy cég több ugyanolyan bélyegzővel rendelkezik, akkor a ezek sorszámmal való ellátása kötelező. A cég különböző bélyegzőit, pontos tartalmuk szerint nyilvántartásba kell venni. A nyilvántartásban fel kell tűntetni a bélyegző lenyomatát, a legyártott mennyiséget, a bélyegzők őrzésének a helyét, a használatára jogosult személy nevét és olvasható aláírását, illetve az átadás és visszavétel helyét és időpontját.

A bélyegző eltűnése esetén a bélyegzőt le kell tiltani, illetve a cég partnereit is értesíteni kell. Ha az elveszett bélyegzőt pótolják, lenyomata nem egyezhet meg 100%-ig az eredeti lenyomatával, ezért új sorszámmal kell ellátni. Amennyiben az eredeti bélyegző mégis előkerül az már nem használható, hanem érvényteleníteni és selejtezni kell. Ezt kell csinálni a használatra alkalmatlanná vált, megrongálódott bélyegzőkkel is. Az érvénytelenítés során egy bevágást kell ejteni a bélyegzőn, mely a további használatot lehetetlenné teszi, de amellyel a bélyegző még felismerhető marad. Az érvénytelenítésről jegyzőkönyvet kell készíteni.

A cégbélyegzőknek két fajtája van. Az egyik a körbélyegző, melynek közepén állami szerv esetén az ország címere van, magánvállalatoknál a cég emblémája, körülötte a cég nevével és címével. Használata abban az esetben érvényes, ha a bélyegző lenyomata érinti az aláírás első betűjét. A másik fajtája pedig a hosszúbélyegző, ami a cég nevét, címét, telefonszámát, esetleg adószámát is tartalmazza.

További bélyegző típusok a keletbélyegző vagy dátumbélyegző (amely állítható és csak az aktuális dátumot pecsételi le), a névbélyegző (amely az adott személy aláírását mintázza, alatta a beosztása feltüntetésévél) és a szárazbélyegző (amely speciálisan egy domború lenyomatot hagy a papírban).

Források: Nyíregyházi Főiskola TÁMOP-4.1.1.A-10/1/KONV-2010-0013 számú „Versenyképes Nyíregyházi Főiskola” c. projekt Ügyviteli ismeretek című belső jegyzete. Klebelsberg Központ Bélyegzőrendjéről szóló szabályzata (23/2017. (IX.15.))